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Il verbale dell’assemblea di condominio

Il verbale d’assemblea è quasi sempre scritto nel corso della riunione da un condomino volenteroso. Proprio per questo è spesso approssimativo e superficiale, prestando il fianco a dubbi, interpretazioni e contestazioni.

Il processo di verbalizzazione è il presupposto necessario per dimostrare la regolare costituzione dell’assemblea di condominio e la validità della stessa.
Lo svolgimento della riunione assembleare consta di varie fasi che s’interconnettono tra di loro secondo un preciso ordine, ciascuna delle quali, essenziali per la sua validità  nonché per la conseguente delibera, e tutto ciò deve trovare riscontro nel verbale.
Il Codice Civile  ha previsto all’art.1136 c.c. ultimo comma, quanto segue: ”… delle deliberazioni dell’assemblea si redige verbale da trascriversi in un registro tenuto dall’amministratore,” non tenendo minimamente conto che nella realtà, il processo verbale accompagna la riunione dal suo nascere sino alla fine, riportando più o meno fedelmente, tutto in essa avviene.

FUNZIONE DEL VERBALE
Il verbale altro non è che la rappresentazione fedele per iscritto di ogni momento rilevante della riunione. A questo proposito bisogna notare che non è necessario riportare ogni dichiarazione resa durante l’assemblea, ma solamente quelle che espressamente sono oggetto di richiesta oltre, naturalmente, quelle salenti ai fini della decisione deliberativa. La sua funzione è quella di offrire una prova presuntiva dei fatti verificatisi nel corso dell’assemblea, tanto che sul condomino, il quale impugni la deliberazione assembleare contestando la rispondenza a verità di quanto riferito nello stesso, ricade l’onere di provare il proprio assunto (Cass.n.11526/99; Cass. n.12119/92).  A questo proposito bisogna rilevare che non è possibile ricorrere alla prova testimoniale per dimostrare una volontà assembleare diversa da quella che risulta trascritta sul verbale. (Cass. n 2101/97)

COSTITUZIONE DELL’ASSEMBLEA
Di norma l’assemblea di condominio si riunisce sempre in seconda convocazione andando la prima deserta, per totale assenza o per insufficiente partecipazione dei condomini in relazione al numero degli stessi e dei millesimi di proprietà.
La stessa giurisprudenza afferma che “una volta accertata la regolare costituzione della convocazione, l’omessa redazione del verbale attestante l’esperimento a vuoto della prima convocazione non impedisce, né rende invalida l’assemblea indetta in seconda convocazione.”(Cass.n.3862/96) Si badi bene però che la sentenza dice che la regolarità della assemblea di prima convocazione deve essere accertata, pena la validità della seconda.
Il primo comma dell’art.1136 c.c. dispone che l’assemblea è regolarmente costituita con l’intervento di tanti condomini che rappresentino i due terzi del valore dell’intero edificio e i due terzi dei partecipanti al condominio. Detta norma, comunque, se pur riferita al quorum necessario in prima convocazione deve essere coordinata con il 3° comma, che stabilisce nell’assemblea riunita in seconda convocazione un quorum più limitato.
L’accertamento del raggiungimento del quorum rappresenta il primo adempimento da compiere all’apertura dell’assemblea, che è requisito essenziale della validità delle delibere che saranno da adottate.
Quindi è necessario che nel verbale siano indicati i nomi dei partecipanti, fisicamente presenti o con delega, con la specificazione dei millesimi delle rispettive quote di proprietà.
Esaurita questa prima formalità si passa alla nomina del presidente che deve essere gradito all’assemblea, in quanto condurrà la stessa in forza ad un mandato che lo riterrà responsabile della regolarità e del segretario, al quale viene affidata la funzione di verbalizzante, e di norma è chiamato a questo incarico dal presidente.

VALIDITÀ DELLE DELIBERE
Il momento conclusivo dell’assemblea è la votazione dei vari punti posti all’ordine del giorno nell’avviso di convocazione, ed è il momento conclusivo del processo di formazione della volontà collegiale.
Il verbale assembleare assume rilevanza anche in relazione alla precedente fase di discussione, attraverso la quale delibera è maturata. E’ ovvio che non tutte le obiezioni ed argomentazioni vengono trascritte, però deve trovarsi riscontro, anche se in forma concisa, di tutti gli argomenti trattati nel corso dell’assemblea e strettamente connessi all’argomento in discussione.
La funzione del verbale permette a tutti i condomini di controllare ogni momento dell’attività collegiale. (Cass.n.5014/99) La validità delle deliberazioni è, inoltre, strettamente connessa anche alla corretta redazione del verbale stesso.(Cass.n.697/00; Cass.n.810/99)
La Suprema Corte di Cassazione ha stabilito che “la delibera che non indichi analiticamente il nome e il valore della quota proporzionale dei condomini presenti, va impugnata entro 30 gg. dai condomini dissenzienti o assenti.” (Cass.n.2101/97)
Sempre la Corte di Cassazione ha inoltre stabilito che il voto di un partecipante all’assemblea condominiale allontanatosi, prima della trattazione e discussione sui punti dell’ordine del giorno, assemblea indetta in seconda convocazione.
e  non impedisce  nè lare cnon può essere conteggiato per la formazione della maggioranza. (Cass.n.1510/99)

INVIO DEL VERBALE AI CONDOMINI
Dopo lo svolgimento della riunione assembleare il verbale viene generalmente letto per consentire ai presenti l’immediato riscontro che quanto verbalizzato corrisponda a ciò che è stato detto, ma anche per inserirvi eventuali precisazioni. Successivamente deve essere inviato a tutti i condomini sia presenti che assenti per la loro migliore conoscenza.
Rispetto a questi ultimi è importante l’invio di detto verbale in quanto è l’unico elemento per poter esercitare il proprio diritto di eventuale impugnativa della delibera adottata, il cui termine di 30gg decorre dal ricevimento del verbale stesso, giusto art.1137 c.c. ultimo comma.
L’art.1136 c.c. stabilisce inoltre che il verbale deve essere trascritto nel registro tenuto dall’amministratore, senza che questi possa togliere o aggiungere parti o effettuare correzioni che alterino il senso del verbale. Errata è quella abitudine di prendere appunti durante l’assemblea e di redigere solo successivamente il processo verbale. Il codice civile però non ha stabilito alcuna norma specifica riguardo ai termini entro i quali l’amm.re deve inviare ai condomini il verbale, è evidente però che tale adempimento debba essere compiuto in tempi brevi.

EFFICACIA SOSTANZIALE E PROCESSUALE DEL VERBALE
Il verbale d’approvazione del rendiconto, costituendo prova scritta della volontà assembleare, è lo strumento che consente all’amministratore, ai sensi dell’art 63 disp att. C.c. di chiedere l’ingiunzione di pagamento in Tribunale nei confronti dei condomini morosi  per gli oneri condominiali.

Sentenze

Il verbale di assemblea condominiale può essere impiegato anche per consacrare accordi transattivi intervenuti fra il condominio ed uno dei condomini. In tal caso però occorre che tale documento sia sottoscritto da tutti i contraenti, giacché solo in tal modo esso acquista effetto probante e la funzione propria della scrittura privata.

Corte appello Milano, 20 febbraio 2002

Il verbale dell’assemblea condominiale offre una prova presuntiva dei fatti che afferma essersi in essa verificati, per modo che spetta al condomino che impugna la deliberazione assembleare contestando la rispondenza a verità di quanto riferito nel relativo verbale, di provare il suo assunto.

Cassazione civile, sez. II, 13 ottobre 1999, n. 11526

Nel condominio negli edifici, poiché la redazione del verbale dell’assemblea costituisce una delle prescrizioni di forma che devono essere osservate al pari delle altre formalità richieste dal procedimento collegiale (avviso di convocazione, ordine del giorno, costituzione, discussione, votazione, ecc.) e la cui inosservanza importa l’impugnabilità della delibera, in quanto non presa in conformità alla legge (art. 1137 c.c.), una volta che l’assemblea sia stata convocata, occorre dare conto, tramite la verbalizzazione, di tutte le attività compiute, anche se le stesse non si sono perfezionate e non siano state adottate delle deliberazioni, allo scopo di permettere a tutti i condomini, compresi quelli dissenzienti ed assenti, di controllare lo svolgimento del procedimento collegiale e di assumere le opportune iniziative. (Nella specie un condomino aveva chiesto l’accertamento dell’obbligo del condominio di rilasciargli la copia del verbale di un’assemblea e il convenuto aveva opposto il mancato svolgimento dell’assemblea in questione. La S.C., sulla base del riportato principio, ha annullato la sentenza impugnata, che aveva rigettato la domanda enunciando la tesi che quando l’assemblea non perviene ad alcuna delibera sia insussistente l’obbligo di verbalizzazione e manchi l’interesse del condomino al rilascio di una copia del verbale).

Cassazione civile, sez. II, 22 maggio 1999, n. 5014

La redazione per iscritto del verbale delle riunioni dell’assemblea dei condomini assolve ad una funzione meramente probatoria, eccettuato il caso di deliberazione che contenga atti di disposizione di diritti immobiliari. Ne consegue che le eventuali irregolarità formali non comportano l’invalidità della delibera, poiché il testo scritto offre esclusivamente una prova presuntiva che non impedisce al condomino dissenziente il quale impugni la deliberazione contestandone la rispondenza a verità di fornirne la relativa dimostrazione. (Fattispecie in tema di nomina del presidente e relativa sottoscrizione).

Tribunale Milano, 24 luglio 1997

Una volta accertata la regolare costituzione dell’assemblea condominiale in prima ed in seconda convocazione, la mancata redazione del verbale attestante l’esperimento a vuoto della prima convocazione non impedisce, nè rende invalida, l’assemblea indetta in seconda convocazione.

Cassazione civile, sez. II, 24 aprile 1996, n. 3862

In tema di assemblea condominiale, la sua seconda convocazione è condizionata dall’inutile e negativo esperimento della prima, sia per completa assenza dei condomini, sia per insufficiente partecipazione degli stessi in relazione al numero ed al valore delle quote. La verifica di tale condizione va espletata nella seconda convocazione, sulla base delle informazioni orali rese dall’amministratore, il cui controllo può essere svolto dagli stessi condomini, che o sono stati assenti alla prima convocazione, o, essendo stati presenti, sono in grado di contestare tali informazioni. Pertanto, una volta accertata la regolare convocazione dell’assemblea, l’omessa redazione del verbale che consacra la mancata riunione dell’assemblea in prima convocazione non impedisce che si tenga l’assemblea in seconda convocazione, nè la rende invalida.

Cassazione civile, sez. II, 24 aprile 1996, n. 3862

Una volta accertata la regolare convocazione dell’assemblea condominiale in prima ed in seconda convocazione, in relazione ai termini che vanno osservati, la mancata redazione del verbale, che consacri la mancata riunione dell’assemblea in prima convocazione, non impedisce, nè invalida l’assemblea indetta in seconda convocazione.

Cassazione civile, sez. II, 24 gennaio 1980, n. 590

In tema di condominio degli edifici, ai fini della validità delle deliberazioni assembleari devono essere individuati, e riprodotti nel relativo verbale, i nomi dei condomini assenzienti e di quelli dissenzienti, ed i valori delle rispettive quote millesimali, pur in assenza di una espressa disposizione in tal senso. Tale individuazione è, infatti, indispensabile per la verifica della esistenza della maggioranza prescritta dall’art. 1136, commi 2, 3 e 4 c.c., ai fini della validità dell’approvazione delle deliberazioni con riferimento all’elemento reale (quota proporzionale dell’edificio espressa in millesimi). Inoltre, essendo il potere di impugnazione riservato ai condomini dissenzienti (oltre che agli assenti), è necessario indicare fin dal momento della espressione del voto i partecipanti al condominio legittimati ad impugnare la deliberazione. Nè mancano altre ragioni per le quali si rende necessaria la identificazione dei condomini consenzienti e di quelli dissenzienti, soprattutto ove si consideri l’interesse dei partecipanti a valutare l’esistenza di un eventuale conflitto di interessi. Dalla non conformità a legge della omissione della indicazione nominativa dei singoli condomini favorevoli e di quelli contrari e delle loro quote di partecipazione al condominio e della riproduzione di tali elementi nel relativo verbale discende la esclusione della presunzione di validità della delibera assembleare priva di quegli elementi, indispensabili ai fini della verifica della legittima approvazione della delibera stessa, e la cui non veridicità costituisce oggetto dell’onere probatorio del condomino legittimato ad impugnarla.

Cassazione civile, sez. II, 29 gennaio 1999, n. 810

Il verbale dell’assemblea del condominio, anche nella parte in cui indica la presenza, di persona o per delega, dei condomini, offre una prova presuntiva, di modo che spetta al condomino che impugni la deliberazione, contestando la rispondenza a verità di detta indicazione, di fornire la relativa dimostrazione.

Cassazione civile, sez. II, 11 novembre 1992, n. 12119

In tema di delibere di assemblee condominiali, la mancata verbalizzazione del numero dei condomini votanti a favore e contro la delibera approvata, oltre che dei millesimi da ciascuno di essi rappresentati, invalida la delibera stessa, impedendo il controllo sulla sussistenza di una delle maggioranze richieste dall’art. 1136, comma 3, c.c. (il terzo dei partecipanti al condominio). Nè può essere attribuita efficacia sanante alla mancata contestazione, in sede di assemblea, della inesistenza di tale “quorum” da parte del condomino dissenziente, a carico del quale non è stabilito, al riguardo, alcun onere a pena di decadenza.

Cassazione civile, sez. II, 22 gennaio 2000, n. 697

Poiché la delibera condominiale deve risultare in forma documentale, (art. 1136 ultimo comma c.c.) è inammissibile la prova testimoniale volta a dimostrare una volontà assembleare difforme da quella che risulta dal verbale.

Cassazione civile, sez. II, 8 marzo 1997, n. 2101

Il voto di un partecipante ad un’assemblea condominiale, allontanatosi prima della trattazione e discussione sui punti all’ordine del giorno, non può esser conteggiato per la formazione della maggioranza prescritta per l’assunzione della delibera perché questa è una sintesi, non una somma algebrica, delle volontà dei singoli, sì che l’opinione di ciascuno deve precedere la determinazione di essi.

Cassazione civile, sez. II, 23 febbraio 1999, n. 1510

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